Software HRD: Fitur, Manfaat, dan Tips Memilih

Mengelola sumber daya manusia bukan hanya tentang mencatat kehadiran dan menghitung gaji. Perusahaan juga perlu mengatur data karyawan, dokumen, cuti, jadwal kerja, serta laporan administrasi secara konsisten. Ketika proses tersebut masih dilakukan melalui banyak spreadsheet dan dokumen terpisah, pekerjaan HR dapat menjadi lebih rumit.

Software HRD dapat membantu mengintegrasikan berbagai proses tersebut ke dalam sistem digital. Namun, setiap perusahaan memiliki kebutuhan berbeda. Karena itu, penting untuk memahami fitur, manfaat, biaya, dan pilihan implementasinya sebelum menentukan solusi.

Portofolio Kami

Juragan 99 Trans

Ticketing Mobile App

Juragan 99 Trans

Ticketing Website App

Naykilla

Artist Profile Website

SMM Rent Car

Rent Car Listing Website

Fawwaz Abadi

Company Profile

Kanar Angkasa Electrical

Company Profile

Lihat portofolio kami lainnya ->

Apa Itu Software HRD ?

Software HRD adalah aplikasi yang membantu tim Human Resources Department mengelola informasi karyawan dan proses administrasi sumber daya manusia. Bergantung pada cakupan produknya, sistem ini dapat mencakup database karyawan, absensi, cuti, jadwal kerja, penggajian, hingga pelaporan SDM.

Fungsi software HRD dalam pengelolaan SDM

Fungsi utamanya adalah membantu perusahaan mengelola proses HR dengan alur yang lebih terstruktur. Informasi karyawan dapat disimpan dalam satu sistem, sementara proses seperti pengajuan cuti dan pencatatan kehadiran dapat dilakukan secara digital apabila fitur tersebut tersedia.

Perbedaan software HRD, HRIS, dan payroll

Istilah ini sering digunakan secara bergantian, meskipun cakupannya dapat berbeda. Software HRD merupakan istilah umum untuk aplikasi pengelolaan SDM. HRIS (Human Resource Information System) menekankan pengelolaan informasi dan data SDM, sedangkan software payroll berfokus pada penghitungan serta administrasi penggajian. Satu aplikasi dapat mencakup beberapa fungsi sekaligus.

Manfaat Software HRD untuk Perusahaan

Mengurangi pekerjaan administratif

Otomatisasi proses yang berulang dapat mengurangi kebutuhan memasukkan data yang sama berkali-kali. Misalnya, data absensi yang terintegrasi dengan sistem penggajian dapat membantu tim HR menyiapkan rekap kerja, selama integrasi dan aturan perhitungannya telah dikonfigurasi dengan benar.

Membantu pengelolaan data dan keputusan HR

Laporan kehadiran, jumlah karyawan, penggunaan cuti, dan data tenaga kerja dapat membantu perusahaan memantau kondisi operasional. Hasil laporan tetap perlu diperiksa untuk memastikan data akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Fitur Penting dalam Software HRD

Sebelum memilih sistem, tentukan fitur yang benar-benar dibutuhkan.

Database karyawan dan dokumen

Fitur ini membantu menyimpan informasi dasar karyawan, jabatan, departemen, riwayat pekerjaan, serta dokumen terkait. Pengaturan hak akses penting agar informasi hanya dapat dilihat atau diubah oleh pihak yang berwenang.

Absensi, cuti, dan jadwal kerja

Fitur absensi dapat mendukung pencatatan kehadiran melalui metode yang tersedia pada sistem. Pengajuan cuti, persetujuan atasan, dan pengaturan shift juga dapat dikelola secara digital jika termasuk dalam paket atau ruang lingkup aplikasi.

Payroll, laporan, dan employee self-service

Fitur payroll membantu proses administrasi gaji sesuai komponen dan aturan yang dikonfigurasi. Laporan menyajikan ringkasan data SDM, sedangkan employee self-service memungkinkan karyawan mengakses informasi atau mengajukan permintaan tertentu secara mandiri.

Periksa setiap fitur secara langsung saat demonstrasi. Jangan menganggap semua software HRD otomatis menyediakan absensi biometrik, integrasi payroll, atau aplikasi mobile.

Software HRD Siap Pakai vs Aplikasi Kustom

Software siap pakai dapat menjadi pilihan ketika fitur standar sudah memenuhi kebutuhan perusahaan. Implementasinya berpotensi lebih cepat, tetapi ketersediaan integrasi, fleksibilitas konfigurasi, dan struktur biaya bergantung pada penyedia.

Sebaliknya, aplikasi HRD kustom dikembangkan berdasarkan kebutuhan dan alur kerja tertentu. Pilihan ini dapat dipertimbangkan ketika perusahaan memiliki proses khusus, membutuhkan integrasi tertentu, atau memerlukan kontrol lebih besar terhadap pengembangan sistem. Namun, perusahaan juga perlu menyiapkan anggaran untuk analisis kebutuhan, pengujian, pemeliharaan, dan pengembangan lanjutan.

Tips Memilih Software HRD yang Tepat

Pertama, petakan proses HR yang ingin diperbaiki. Tentukan apakah prioritasnya adalah data karyawan, absensi, cuti, payroll, atau pelaporan.

Kedua, evaluasi keamanan data. Periksa pengaturan hak akses, pencadangan, mekanisme pemulihan, serta kebijakan pengelolaan data pribadi. Penggunaan sistem perlu disesuaikan dengan kewajiban yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Ketiga, pastikan sistem dapat terintegrasi dengan aplikasi lain yang digunakan perusahaan. Pertimbangkan pula kemudahan penggunaan, kemampuan menangani pertumbuhan jumlah karyawan, dukungan teknis, dan kemudahan mengekspor data.

Terakhir, bandingkan biaya berdasarkan ruang lingkup yang sama. Minta demonstrasi dan uji alur kerja utama sebelum mengambil keputusan.

Faktor yang Memengaruhi Biaya Software HRD

Biaya software HRD dapat dipengaruhi oleh jumlah karyawan, modul yang digunakan, model lisensi, biaya implementasi, migrasi data, integrasi, pelatihan, dan dukungan teknis. Pada aplikasi kustom, analisis kebutuhan, desain, pengembangan, pengujian, serta pemeliharaan juga menjadi komponen perhitungan.

Karena struktur harga setiap penyedia berbeda, mintalah rincian biaya awal dan biaya berulang. Bandingkan total biaya kepemilikan, bukan hanya harga berlangganan atau biaya pengembangan di awal.

Pengembangan Aplikasi HRD Bersama Pesoros

Ketika proses HR perusahaan tidak sepenuhnya cocok dengan aplikasi standar, pengembangan sistem kustom dapat menjadi salah satu alternatif. Tahap awalnya adalah memetakan kebutuhan pengguna, alur persetujuan, jenis data, hak akses, dan sistem lain yang perlu diintegrasikan.

Pesoros bergerak di bidang pengembangan solusi digital. Perusahaan dapat mendiskusikan kebutuhan aplikasi dan ruang lingkup pengembangan melalui situs resmi Pesoros. Ketersediaan layanan dan kelayakan solusi HRD tertentu sebaiknya dikonfirmasi langsung sesuai kebutuhan proyek.

FAQ

Kesimpulan

Software HRD dapat membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan dengan lebih terstruktur. Sebelum memilih, evaluasi fitur, keamanan, integrasi, skalabilitas, dukungan teknis, dan biaya secara menyeluruh.

Jika kebutuhan perusahaan melampaui fitur standar, konsultasikan kemungkinan pengembangan aplikasi sesuai proses bisnis. Kunjungi Pesoros untuk mengenal layanan pengembangan solusi digital dan mendiskusikan kebutuhan proyek Anda.

*Refrensi : talenta.co