Software HRIS: Fitur, Manfaat, dan Tips Memilih

Pengelolaan sumber daya manusia menjadi salah satu aspek penting dalam operasional perusahaan. Ketika jumlah karyawan bertambah, proses administrasi seperti pencatatan absensi, pengajuan cuti, pengelolaan data karyawan, dan penggajian dapat menjadi semakin kompleks. Jika masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet dan dokumen terpisah, risiko kesalahan pencatatan serta keterlambatan pemrosesan dapat meningkat.

Software HRIS menjadi salah satu solusi digital untuk membantu perusahaan mengelola informasi dan administrasi karyawan melalui sistem yang lebih terstruktur. Dengan fitur yang sesuai kebutuhan, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang, mempermudah akses informasi, dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Namun, memilih software HRIS tidak cukup hanya berdasarkan jumlah fitur. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan keamanan data, kemudahan penggunaan, integrasi, skalabilitas, dan biaya implementasi.

Portofolio Kami

Juragan 99 Trans

Ticketing Mobile App

Juragan 99 Trans

Ticketing Website App

Naykilla

Artist Profile Website

SMM Rent Car

Rent Car Listing Website

Fawwaz Abadi

Company Profile

Kanar Angkasa Electrical

Company Profile

Lihat portofolio kami lainnya ->

Apa Itu Software HRIS ?

Software HRIS atau Human Resource Information System adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola informasi dan proses administrasi sumber daya manusia dalam satu sistem terorganisasi.

Sistem ini dapat mencakup database karyawan, absensi, cuti, pengelolaan dokumen, payroll, serta laporan HR. Modul yang tersedia bergantung pada penyedia dan konfigurasi perangkat lunak.

HRIS juga berbeda dari HRM dan HRMS. HRM mengacu pada pengelolaan sumber daya manusia secara luas, sedangkan HRIS berfokus pada pengelolaan informasi dan proses terkait SDM. HRMS sering digunakan untuk menyebut sistem yang mencakup fungsi HR yang lebih luas, meskipun istilah tersebut dapat berbeda penggunaannya antarpenyedia.

Manfaat Software HRIS untuk Perusahaan

Memusatkan Data dan Administrasi Karyawan

Software HRIS membantu perusahaan menyimpan informasi karyawan secara terstruktur, mulai dari identitas, jabatan, departemen, hingga riwayat administrasi. Data yang terpusat mempermudah pencarian informasi dan mengurangi kebutuhan untuk memelihara banyak file terpisah.

Pengelolaan data tetap perlu dilengkapi pengaturan hak akses agar informasi sensitif hanya dapat dilihat atau diubah oleh pihak yang berwenang.

Meningkatkan Efisiensi Proses HR

Proses seperti pengajuan cuti, persetujuan atasan, pencatatan kehadiran, dan pembuatan laporan dapat diotomatisasi sesuai aturan perusahaan.

Dengan alur kerja digital, tim HR dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang dan mengalokasikan lebih banyak waktu untuk aktivitas strategis, seperti pengembangan karyawan dan perencanaan kebutuhan tenaga kerja.

Mendukung Keputusan Berbasis Data

Laporan mengenai kehadiran, jumlah karyawan, pergerakan tenaga kerja, dan penggunaan cuti membantu manajemen memahami kondisi operasional.

Data tersebut dapat menjadi dasar evaluasi apabila pencatatannya konsisten, definisi indikator jelas, dan laporan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Fitur Penting dalam Software HRIS

Sebelum memilih software HRIS, perusahaan sebaiknya memetakan proses kerja yang ingin diperbaiki. Berikut beberapa fitur yang dapat dipertimbangkan.

1. Database Karyawan dan Manajemen Dokumen

Fitur ini mengelola informasi dasar karyawan, struktur organisasi, jabatan, status kepegawaian, dan dokumen terkait. Pastikan sistem mendukung pembaruan data, pencarian, serta pengaturan akses sesuai peran pengguna.

2. Absensi, Cuti, dan Manajemen Jadwal

Modul absensi dapat mendukung pencatatan kehadiran melalui web, aplikasi mobile, atau integrasi perangkat tertentu. Pengelolaan cuti membantu karyawan mengajukan izin dan atasan memberikan persetujuan melalui alur yang terdokumentasi.

Jika perusahaan menerapkan sistem kerja shift atau memiliki banyak lokasi, periksa kemampuan pengaturan jadwal, kebijakan keterlambatan, dan kebutuhan integrasi perangkat absensi.

3. Payroll dan Pengelolaan Kompensasi

Modul payroll dapat membantu mengolah komponen gaji, tunjangan, potongan, lembur, dan data kehadiran sesuai konfigurasi perusahaan.

Sebelum digunakan untuk penggajian aktual, pastikan perhitungan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku, termasuk kewajiban perpajakan serta administrasi ketenagakerjaan. Validasi hasil perhitungan tetap diperlukan.

4. Employee Self-Service dan Laporan HR

Employee self-service memungkinkan karyawan mengakses informasi atau melakukan tindakan tertentu secara mandiri, seperti melihat data pribadi, mengajukan cuti, dan mengunduh dokumen yang diizinkan.

Fitur laporan membantu HR menyusun ringkasan data tanpa harus menggabungkan banyak file secara manual.

Software HRIS Berbasis Cloud vs Sistem Kustom

Perusahaan dapat memilih software HRIS berbasis cloud atau mempertimbangkan pengembangan sistem kustom.

HRIS berbasis cloud dapat dipertimbangkan ketika fitur standar sudah memenuhi kebutuhan bisnis. Sebaliknya, pengembangan kustom relevan ketika perusahaan memiliki alur persetujuan, aturan operasional, atau integrasi khusus yang sulit dipenuhi oleh solusi siap pakai.

Pilihan yang sesuai bergantung pada kebutuhan fungsional, sumber daya internal, anggaran, dan kemampuan pemeliharaan jangka panjang.

Cara Memilih Software HRIS yang Tepat

Sesuaikan Fitur dengan Proses Bisnis

Petakan proses HR yang berjalan saat ini dan identifikasi kendala utama. Tentukan modul prioritas, pengguna yang terlibat, alur persetujuan, serta laporan yang dibutuhkan.

Perusahaan tidak harus mengimplementasikan semua modul sekaligus. Implementasi bertahap dapat membantu tim mengevaluasi sistem sebelum memperluas penggunaannya.

Periksa Keamanan Data dan Hak Akses

Data karyawan dapat mencakup informasi pribadi dan penggajian yang perlu dilindungi. Evaluasi autentikasi pengguna, pembatasan hak akses, pencatatan aktivitas, pencadangan data, dan prosedur pemulihan.

Periksa pula bagaimana penyedia atau pengembang menangani data pribadi sesuai peraturan yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Evaluasi Integrasi, Skalabilitas, dan Biaya

Pastikan sistem dapat mendukung pertumbuhan jumlah karyawan dan kebutuhan integrasi dengan aplikasi lain, misalnya sistem akuntansi atau ERP.

Bandingkan total biaya kepemilikan, bukan hanya harga awal. Pertimbangkan biaya lisensi, implementasi, migrasi data, pelatihan, integrasi, pemeliharaan, dan pengembangan lanjutan.

Faktor yang Memengaruhi Biaya Software HRIS

Biaya software HRIS bergantung pada jumlah karyawan, modul yang digunakan, kompleksitas alur kerja, kebutuhan integrasi, dan tingkat kustomisasi.

Solusi berbasis langganan biasanya perlu dievaluasi berdasarkan biaya berkala dan batasan paket. Sementara itu, sistem kustom membutuhkan anggaran untuk analisis kebutuhan, desain antarmuka, pengembangan, pengujian, implementasi, serta dukungan setelah peluncuran.

Untuk membandingkan penawaran secara objektif, siapkan daftar kebutuhan fungsional, jumlah pengguna, kebutuhan integrasi, dan standar keamanan. Dokumen tersebut membantu perusahaan meminta estimasi biaya dengan ruang lingkup yang lebih jelas.

Mengapa Mempertimbangkan Pesoros untuk Pengembangan HRIS ?

Perusahaan yang membutuhkan sistem sesuai alur kerja khusus dapat mempertimbangkan pengembangan aplikasi kustom. Prosesnya sebaiknya dimulai dengan pemetaan kebutuhan, penentuan fitur prioritas, perancangan alur pengguna, dan evaluasi integrasi yang diperlukan.

Pesoros merupakan penyedia layanan pengembangan website dan aplikasi digital. Untuk kebutuhan software HRIS, perusahaan dapat mendiskusikan ruang lingkup proyek, fitur yang diperlukan, kebutuhan akses pengguna, serta integrasi dengan sistem yang sudah digunakan.

Rancangan fitur, estimasi biaya, jadwal pengembangan, dan dukungan pemeliharaan perlu dikonfirmasi berdasarkan kebutuhan proyek. Pendekatan ini membantu memastikan solusi yang dikembangkan memiliki tujuan operasional yang jelas.

Pelajari layanan digital Pesoros melalui website resmi Pesoros.

FAQ

Kesimpulan

Software HRIS membantu perusahaan mengelola data dan administrasi SDM secara lebih terstruktur. Fitur seperti database karyawan, absensi, cuti, payroll, dan laporan HR dapat mendukung efisiensi kerja apabila diterapkan sesuai kebutuhan.

Sebelum memilih sistem, evaluasi proses bisnis, keamanan data, integrasi, skalabilitas, dan total biaya kepemilikan. Jika kebutuhan perusahaan memerlukan alur kerja khusus, pengembangan HRIS kustom dapat menjadi salah satu opsi yang layak dievaluasi.

Pesoros dapat menjadi titik awal diskusi untuk kebutuhan pengembangan aplikasi digital perusahaan. Kunjungi pesoros.com untuk mengenal layanan yang tersedia dan mendiskusikan kebutuhan solusi digital bisnis Anda.

*Refrensi : sap.com